Pourquoi utiliser un logiciel de planification pour gérer vos plannings d’entreprise?

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Parce qu’oublier les congés, faire des erreurs de calcul dans la paie et dépasser le budget sont des exemples d’erreurs de gestion potentiellement bien coûteuses. Les salariés, eux, oublieront des plages de travail et dérangeront leurs gestionnaires quotidiennement avec de petites demandes.

Ce n’est aujourd’hui plus un secret : la gestion de plannings est bel et bien considérée comme une discipline du management à part entière. Même s’il semble s’agir d’un créneau drôlement spécifique, certaines entreprises s’y spécialisent. Agendrix, qui gagne grandement en popularité, passe par la technologie pour faire du planning d’entreprise sa spécialité.

Agendrix, vous dites?

Agendrix est un logiciel dit « SaaS » (Software as a Service) dédié à la gestion des plannings de travail et des présences du personnel. Il permet notamment aux entreprises de grandement faciliter la communication des plannings et le suivi des heures de travail.

Agendrix a déjà su faire ses preuves dans son pays d’origine. Depuis sa fondation il y a environ 4 ans, quelque 75 000 personnes l’utilisent dans leur quotidien. L’entreprise débarque aujourd’hui en France avec le même objectif qui en fait un succès chez elle : éliminer les contraintes liées à la gestion.

Adapté aux vrais besoins du gestionnaire

Agendrix réunit quelques fonctionnalités complémentaires pour former un logiciel polyvalent de gestion de plannings. La fonctionnalité la plus importante pour le gestionnaire moyen sera sans doute le planificateur. Ce dernier permet de créer un planning de travail en quelques secondes et de le communiquer à peu près instantanément aux salariés par leur mobile. Tout planning ainsi publié est aussi accessible par le Web, permettant à tous les salariés de retrouver facilement la version la plus à jour. Erreurs et appels inutiles sont ainsi évités.

L’appli permet aussi aux salariés faire de l’autogestion dans une certaine mesure en leur laissant soumettre leurs propres disponibilités et demandes, telles que des échanges de plages. Cela signifie que le gestionnaire n’a ensuite qu’à approuver ou décliner ces demandes en un instant, sans avoir à passer de coup de fil. Et chaque fois qu’une modification est ainsi apportée au planning, les personnes concernées reçoivent automatiquement une notification poussée ou un courriel, selon leurs préférences. Autrement dit, Agendrix veille à ce que chaque personne sache toujours ce qui se passe avec son planning.

Une autre composante importante d’Agendrix se nomme « Temps et Présence ». Ce module enregistre les heures d’entrée et de sortie des salariés lorsque ces derniers pointent et enregistre automatiquement le tout dans les feuilles de présence. Les gestionnaires peuvent assurer le suivi du pointage de plusieurs manières; par mobile, par ordinateur ou sur une tablette, par exemple. Un périmètre de pointage peut même être établi pour les salariés qui utilisent leur mobile pour pointer, la manière parfaite de déjouer les tricheurs.

Quels sont les avantages de recourir à un outil de planification de plannings?

En termes simples, de tels logiciels minimisent les pertes de temps et vous permettent de mieux investir votre énergie.

Bon nombre de clients avaient pris la mauvaise habitude de créer leurs plannings sur fichier Excel avant d’adopter Agendrix. Excel est un logiciel générique et donc très peu adapté à la gestion de la planification. Beaucoup trop des fonctionnalités qu’il offre sont complètement impertinentes, alors que d’autres options utiles n’existent pas ou demandent des manipulations très complexes.

Les logiciels spécialisés en gestion de ressources humaines simplifient la planification en ne réunissant que des fonctionnalités vraiment utiles. Ce qui permet de perfectionner ces fonctionnalités, de les rendre aussi conviviales que possible. En pratique, cela se traduit par un produit qui est facile à comprendre et qui rend réellement plus efficace.

La connectivité est sans doute l’élément clé d’un logiciel tel qu’Agendrix. Connecter gestionnaires et salariés permet de prendre de l’information autrefois limitée au monde physique – tel qu’une feuille de papier épinglée au mur – et de la rendre entièrement accessible. Ainsi, chaque personne a toujours accès à la version la plus à jour du planning. Les mises à jour sont simples à apporter et se communiquent instantanément. Les feuilles de présence se remplissent et se calculent d’elles-mêmes. Les incohérences sont portées à l’attention du gestionnaire automatiquement.

Certains des clients d’Agendrix réussissent aujourd’hui à gérer leurs plannings en quelques minutes alors que cette tâche pouvait leur prendre plusieurs heures. Leur abonnement mensuel se rentabilise donc rapidement.

Pour qui sont les logiciels de gestion de planification?

La clientèle cible comprend principalement des petites et moyennes entreprises. Comme l’objectif est de mieux connecter les salariés et leurs gestionnaires, l’équipe d’Agendrix s’est assurée que son appli serait aussi conviviale que possible. Autrement dit, Agendrix fonctionne aussi bien pour une personne âgée à la veille de la retraite que pour une adolescente inséparable de son mobile.

Les entreprises comme les détaillants, les hôtels et les restaurants, qui dépendent de plannings variables, sont parmi les plus grands fans de ce genre de logiciels. Les gens qui doivent gérer des salariés sur plusieurs sites de travail aiment tout particulièrement les fonctionnalités qui automatisent le pointage. Hormis ces exemples, Agendrix a des clients dans de nombreux secteurs d'activités. Il s’avère que la plupart des entreprises arrivent à tirer parti d’une meilleure gestion.

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